Как использовать офисный МФУ по максимуму (Часть 1)

Многофункциональное устройство (МФУ) сейчас есть практически в любом офисе, однако все доступные возможности используют только единицы. При выборе МФУ его будущие владельцы, как правило, ориентируются только на основные показатели, а дополнительные функции игнорируют. Такой подход – настоящее преступление против бизнеса: многие добавочные опции способны сэкономить ресурсы и рабочее время сотрудников.

Мы составили список возможностей МФУ, которые позволяют не просто сделать процесс быстрее и удобнее, но и повысить рентабельность использования устройства.

Коммуникативные возможности

Какие требования обычно предъявляются к МФУ? Хорошее качество печати и сканирования, быстрая работа и приемлемая себестоимость копии (о том, как ее подсчитать, мы рассказывали в предыдущей статье). Между тем, существует еще как минимум один важнейший фактор – количество времени, которое пользователи тратят на взаимодействие с аппаратом.

Простой пример: вашему директору по продажам понадобилось распечатать документы со смартфона. Если сначала ему приходится добывать подходящий кабель, потом подключать устройство, а затем искать свои бумаги среди пачки готовых, к себестоимости сделанных отпечатков вы можете смело прибавить стоимость его (наверняка недешевого) рабочего времени.

Сократить время, проведенное рядом с МФУ, могут дополнительные коммуникативные возможности устройства. Так, уже привычным требованием для офисной техники стало присутствие сетевого интерфейса. При наличии доступа к локальной сети любой сотрудник может дать такому МФУ задание удаленно, не вставая с рабочего места, а затем забрать уже готовые документы.

Для того чтобы сделать МФУ сетевым, необязательно опутывать его коконом из кабелей. Если у вас в офисе используется беспроводная сеть, можно подключить устройство к ней – разумеется, предварительно убедившись, что МФУ оснащено интерфейсом Wi-Fi. Свобода от сетевого кабеля добавляет устройству мобильности: МФУ, подключенное к сети Wi-Fi, гораздо проще перемещать с места на место и из одного отдела в другой.

Однако этим возможности современных устройств не исчерпываются. Производители стараются убрать все лишние звенья из цепочки «пользователь – МФУ», чтобы ускорить работу с аппаратом и сделать ее как можно удобнее. В ход идут уже ставшие привычными инфракрасный порт (IrDA) и Bluetooth. При наличии хотя бы одного из них распечатывать фото и документы можно будет прямо с мобильного устройства, оснащенного соответствующим беспроводным интерфейсом – достаточно будет поднести к МФУ смартфон, коммуникатор, телефон или ноутбук. Выбирая между Bluetooth и IrDA, выгоднее предпочесть первый. Скорость передачи данных через Bluetooth гораздо выше, да и радиус действия у него больше – около 10 метров, так что сотрудникам, сидящим рядом с МФУ, даже не придется вставать с места, чтобы распечатать накладную.

Компания Apple решила отдельно позаботиться об удобстве пользователей своей продукции. Для этого яблочная корпорация разработала технологию AirPrint которая позволяет осуществлять печать с непосредственно мобильных устройств на базе iOS. Счастливые обладатели iPad, iPhone и iPod Touch третьего поколения и выше могут отправлять документы на печать со своих iOS-устройств, не возясь с кабелем (конечно, при условии, что AirPrint поддерживается офисным МФУ).

Еще одну удобную технологию – ePrint – внедряет в свои устройства HP. HP ePrint позволяет отправлять задания на печать через интернет с помощью электронной почты. Реализуется это следующим образом: документы, презентации или изображения, которые нужно распечатать, отсылаются по электронной почте на уникальный адрес МФУ. Кроме того, МФУ с технологией ePrint поддерживают Google Cloud Print, благодаря чему у пользователей появилась возможность распечатывать документы из Gmail и Google Docs, а также Chrome OS (ожидается, что со временем этот список станет существенно шире).

Распознавание при сканировании

Еще один способ сэкономить время сотрудника – автоматическое распознавание текста сканируемых документов. Вообще, об удобстве OCR-систем (оптическое распознавание символов, от англ. optical character recognition) можно было бы написать отдельную статью: распознавание – незаменимый инструмент для перехода на электронный документооборот, автоматизации систем учета, внесение правок в бумажные документы. Современное ПО позволяет переводить в удобный текстовый формат документы, отсканированные или снятые на цифровой фотоаппарат, а также PDF-файлы. Однако сегодня OCR-системы нас интересуют именно в тандеме с МФУ.

Многие системы не требуют от пользователей дополнительных телодвижений. Все, что нужно – положить страницу документа в сканер, нажать кнопку, и через несколько секунд к вашим услугам будет уже готовый распознанный текст. Возможны вариации: так, например, система ABBYY Recognition Server может отправлять результаты распознавания на указанный электронный адрес. При этом сотруднику по почте приходит и отсканированный документ, и его распознанный текстовый вариант.

ПО для распознавания может как поставляться с МФУ, так и приобретаться отдельно.

Факс: быть или не быть

Казалось бы, если речь идет о рациональном подходе к выбору МФУ, о факсе можно смело забыть. В самом деле, его функции на себя практически полностью взяла электронная почта, а переплачивать за лишний модуль не хочется.

Однако не торопитесь с решением. Не все организации расстались с факсами; многие категорически не желают прощаться с привычным устройством и осваивать иные методы связи (особенно это актуально для государственных учреждений). Даже если вы точно знаете, что сотрудникам вашей компании не придется отправить по факсу ни одной страницы, подумайте, не имеют ли ваши постоянные партнеры привычки пользоваться факсимильной связью и узнайте, готовы ли они от этой привычки отказаться ради вас.

Для тех, кто принципиально не желает иметь дело с рулонами факсовой бумаги, производители МФУ нашли достойную альтернативу. В некоторых устройствах предусмотрена функция PC-Fax, позволяющая принимать факсимильные сообщения в электронном виде. Такой подход дает возможность сэкономить на бумаге и картриджах (распечатывать можно не все пришедшие сообщения, а только необходимые) и вдобавок облегчить организацию электронного архива: принятые документы не придется дополнительно сканировать.

Сортировка отпечатков

Если офисным МФУ пользуется сразу несколько человек, масса времени уходит на то, чтобы разобраться, кому принадлежат копии в лотке.

Мало кто, отправив бумаги на печать, тут же бросается к аппарату, чтобы поймать листы в момент выхода из принтера. Обычно за распечатками подходят через несколько минут, а за это время в лотке успевает скопиться кипа бумаг. Поиски копии паспорта среди бесчисленных договоров, накладных и многостраничных гайдлайнов, которые печатали другие сотрудники, становится поистине нетривиальной задачей – настолько нетривиальной, что аналогия с иголкой в стоге сена напрашивается сама собой.

Разобраться в бумагах бывает непросто, даже если все они принадлежат одному человеку. Типичный пример: дизайнер распечатывает раздаточные материалы к презентации в 25 экземплярах, а затем вручную делит их на 25 одинаковых пачек. Бумагами заложены стол, стул, рабочее место коллеги, сидящего рядом... А ведь это время могло бы быть потрачено на работу над проектом!

Решением в такой ситуации может стать приобретение МФУ, позволяющего сортировать копии со сдвигом или поворотом. В первом случае каждый комплект распечаток сдвигается на несколько сантиметров относительно предыдущего, во втором наборы копий располагаются один за другим с поворотом на 90 градусов. Оба способа сортировки сильно облегчают жизнь (и поиски нужной копии!) пользователям устройства.

Альтернативный вариант – установка сортера. Сортер представляет собой дополнительный модуль, состоящий из нескольких полочек-ячеек. Оснащенный модулем МФУ группирует документы и помещает каждый отдельный комплект отпечатанных страниц в собственную ячейку. Такой метод сортировки полностью исключает досадную необходимость рыться в бумагах – достаточно будет определить «свою» полку и взять с нее готовый документ.

Автоматическая двустороння печать (дуплекс)

Применение дуплекса (двусторонней печати) служит сразу нескольким благим целям. Как и перечисленные выше возможности, двусторонняя печать экономит время и позволяет сотрудникам целиком сосредоточиться на работе.

В обычном режиме МФУ печатает только на одной стороне листа. Если вам понадобится изготовить брошюру, заполненный с обеих сторон бланк или другой двусторонний документ, вам придется подходить к устройству, вручную переворачивать лист и снова отправлять его на печать. При этом нужно следить, чтобы бумага была повернута правильно, иначе вы рискуете получить на обратной стороне перевернутое изображение. Дуплекс же позволяет печатать на обеих сторонах листа автоматически, без помощи пользователя.

В дополнение к этому, двусторонняя печать сокращает расходы на бумагу – многие материалы просто нет необходимости печатать на отдельных листах.

Экономия ресурсов

Кстати, экономить можно не только на бумаге. Снизить затраты на расходные материалы позволит режим экономии тонера. Пользоваться им имеет смысл в тех случаях, когда качество печати не принципиально, а объем значителен – к примеру, специалист хочет взять с собой для ознакомления стостраничную инструкцию по эксплуатации новой машины.

Некоторые МФУ также снабжены энергосберегающим режимом. Названия этой опции у разных производителей могут различаться – стоит ориентироваться на приставку «эко» (Eco), намекающую одновременно на экономию и безопасность для окружающей среды. В экорежиме устройство снижает до минимума потребление электроэнергии на периоды бездействия – а значит, меньше будут и счета за электричество, которые оплачивает компания.

Технический прогресс и, заметим, конкуренция не стоят на месте. Оба этих фактора подталкивают производителей к тому, чтобы совершенствовать выпускаемые устройства – каждое поколение становится еще удобней и эффективней, чем предыдущее. Остается ловить момент и пользоваться этой ситуацией; ведь, благодаря ей, можно выбрать аппарат, который даст бизнесу максимум – и, возможно, даже немного больше, чем вы от него ожидали.

Читайте продолжение: Как использовать офисный МФУ по максимуму (часть 2)

Если вы уже определились, какие возможности вам совершенно необходимы, но пока не выбрали конкретную модель МФУ, наши сотрудники с удовольствием помогут вам сориентироваться и подобрать идеальное устройство для вашего офиса.

© Все права на материалы опубликованные на сайте ls-comp.ru, являются интеллектуальной собственностью и охраняются в соответствии с законодательством РФ. При цитировании материалов с данного сайта прямая гиперссылка обязательна.